Ръководство за управление на трудни взаимодействия на работното място

Трудните взаимодействия, като красотата, често са в очите на наблюдателя. Може да почувствате, че един бързо говорещ мениджър е твърде откровен, докато вашият колега, който иска „само фактите“, обича да работи с нея. Поведението често изглежда трудно, когато е различно от нашето или пречи на задоволяването на нуждите ни. Разликите в стиловете на работа или ценностите също могат да доведат до проблеми. Така могат и ситуации, в които членовете на екипа имат различни цели и цели. Различни основни причини за трудни взаимодействия се обсъждат по-подробно по-късно.

Заслужава ли си времето?

Винаги е важно да поддържате добри работни отношения, но не всички взаимоотношения или взаимодействия са еднакво важни. Докато мислите за подобряване на работните взаимоотношения, имайте предвид важността на всяка връзка за вас – в дългосрочен и краткосрочен план. Ако имате проблеми със стила на работа на асистента на вашия мениджър и трябва да общувате с него ежедневно по критични въпроси, тази връзка е с висок приоритет. Но бихте дали по-нисък приоритет на разрешаването на различия с колега, който е бил преместен извън проекта.

Какво пречи?

Да се ​​научите да управлявате трудни взаимодействия носи огромни ползи, но изисква упорита работа. Бариерите пред успешното разрешаване варират от неразпознаване на проблема, до неправилни вярвания, до психологически страх от определени ситуации.

Основни причини за трудни взаимодействия и техните решения

След като възприемете, че определено поведение причинява проблеми, опитайте се да идентифицирате основната му причина. Следват някои примери.

Проблем 1

Вие възприемате проблемите по различен начин от другия човек. Например, вие възприемате директивите на висшия мениджмънт като по-важни от членовете на екипа.

Защо го виждат по този начин?

Всеки от нас има свой собствен начин на възприемане на събитията и това оформя нашето разбиране за света. Например, ако сте преживели уволнение, може да прочетете съобщението на ръководството за разширяване много по-различно от някой, който никога не е губил работа. Докато се фокусираме върху фактори, които изглеждат най-подходящи за нас, ние търсим доказателства, които подкрепят нашите възгледи. И нашето поведение произтича от това разбиране.

Полът, работните роли и трудовият опит могат да повлияят на перспективата. Старият човек, който работи в компанията от 27 години и знае как винаги са се правили нещата, ще има много различна гледна точка от новоназначен, току-що завършил бизнес училище.

Решение 1

Когато работите с поведение, което намирате за трудно, е важно да се допитате или поне да предположите за гледната точка на другия. Когато сте в състояние да признаете другата гледна точка и да оцените възприятието на другия за ситуацията, можете да преминете към разрешаване.

Да приемем, че намирате нечия упоритост в работата по въпрос, който смятате за маловажен, за основан на нейното възприятие, че ситуацията е критична – това осъзнаване може да ви помогне да започнете да примирявате различията си.

Проблем 2

Мотивирани сте от различни намерения. Вие сте мотивирани от качеството, докато колегата е мотивиран от постиженията.

Защо другият се държи така?

За да разберете нечие поведение, трябва да разберете какво мотивира този човек. Възможно е да бъдете повлияни от повече от една причина, но винаги има доминираща.

Работното поведение често е мотивирано от необходимостта да:

• завършете работата незабавно. Например, някой, който смята завършването за приоритет, може да няма търпение да изчака допълнителни подробности.
• завършете работата без никакви грешки. Някой, който иска да завърши проекта без грешки, може да задържи информация или да има проблеми с вземането на бързи решения.
• изградете взаимоотношения по време на работа. Някой, който обича да се разбираме, може да му е трудно да даде честна обратна връзка.
• спечелете признание за работата. Някой, който жадува за признание, може да се опита да разшири своите отговорности по проекта до област с висок профил, за да си осигури признание.
• избягвайте наказание или неодобрение по време на работа. Някой, който иска да избегне неодобрението, може да положи много усилия, за да избегне риска.

Всяка мотивация има своите плюсове и минуси. Истинските проблеми обикновено започват, когато нуждите на хората не са удовлетворени. Например, хората, които имат голяма нужда да се разбират, може да имат проблеми с утвърждаването на себе си от страх да не бъдат харесани.

Решение 2

Когато знаете какво мотивира някого, можете да се опитате да се приспособите към него или нея за взаимна изгода. Можете също така да използвате това, което знаете за другия човек, за да предвидите как двамата можете най-добре да работите заедно.

Как да отговорим на нуждите на други хора

проблем

Вие работите и общувате по различен начин. Вие обичате всички проблеми да са на открито, но вашият мениджър предпочита да се справя с проблемите един по един.

Защо той или тя го прави по този начин?

Хората имат предпочитани стилове на работа и общуване. Някои стилове естествено работят добре заедно, докато други се сблъскват.

По-долу са четири предпочитани стила с описания и подробности за това как работят. Определете кой звучи най-много като вас и кой изглежда най-много като другия човек във вашето взаимодействие.

Решение

След като определите своя стил на работа и този на другия човек, можете да се съсредоточите върху това как да се съобразите с предпочитанията на другия.

Типове личности и техните функции

проблем

Вашето поведение насърчава негативно поведение. Например, вашата бдителност по отношение на крайните срокове на даден проект кара член на екипа да поема по-малко отговорност за изпълнението на основните етапи.

Какво направих, за да им повлияя да се държат по този начин?

Поведенията не работят изолирано. Те са реакции към нещо или някого. Никой не може да накара някой друг да направи или почувства нещо, но все пак е важно да признаете ролята си в оказването на влияние върху поведението на другия.

Решение

Когато сте наясно какво правите, което води до нежелано поведение у някой друг, опитайте се да го избегнете или направете нещо различно. Повлияването на поведението е динамичен процес - често можете да видите какво работи мигновено. Така че, ако не получавате желаните резултати, опитайте нещо друго.

Как да работим с различни стилове на работа

Трябва ли винаги да се опитвате да работите с трудно поведение?

Не. Някои поведения са твърде трудни за справяне в бизнес среда или печалбата не е достатъчна, за да оправдае времето, отделено за това. Обмислете възможните резултати и определете дали времето ви си струва.

Разбирам поведението на другия, но все още не ми е приятно да работя с него. Какво мога да направя?

Не забравяйте, че фокусът трябва да е върху резултатите и работните отношения. Не е нужно да харесвате човека, за да смятате, че си струва да обърнете внимание на неговото или нейното трудно поведение. Поддържайте фокуса на разговора върху резултатите и върху това как да подобрите работните отношения. Двама души могат да работят много ефективно, без да се харесват.

Когато първопричината е ситуация

Когато трудността е ситуацията, а не непременно конкретно поведение, трябва да общувате ефективно, за да помирите различията и да постигнете споразумения.

Първо слушай

„Слушайте първо“ означава да се съсредоточите върху това да бъдете открити и да не осъждате, докато другият човек обяснява своята обосновка. Този вид слушане помага да се създаде по-ясно разбиране на намерението на човека. Може също така да изгради доверие и взаимно оценяване.

Покажете, че се опитвате да работите с някого

• Преустановите преценката, като държите ума си отворен към други гледни точки
• Вслушайте се внимателно в думите и намерението. Водя записки.
• Перифразирайте това, което сте чули, за да проверите за разбиране. Например „Това, което те чувам да казваш е...“.
• Задавайте въпроси за изясняване. Например „Какво по-конкретно в моята препоръка виждате като проблем?

Помирете различията: проблеми, позиции и интереси

Когато хората заемат различни позиции по даден проблем и се придържат към тях, работата в екип спира. Ключът към помиряването на различията е да разберете гледната точка на другия човек, като задавате отворени въпроси и да изясните своята гледна точка, като обясните своята обосновка.

Използвайте въпроси, за да разкриете интереси

Обикновено хората знаят какъв е проблемът, причиняващ затруднението, и каква е позицията им по него. Те обаче може да не са наясно с основните интереси, които оформят позицията им. За да разкриете тези интереси, трябва да задавате отворени въпроси. Например, „Защо не желаете да ми дадете същото време за почивка, което имат другите мениджъри на отдели?“

Използвайте разсъждение, за да разберете мнението си

Трябва също така да можете да обясните собствените си основни интереси. Посочете своята позиция, данните, които я подкрепят, и въздействието на това, което предлагате. Предизвикайте реакцията на другия човек към вашето обяснение.

След като вашите интереси и интересите на другия човек са ясно разбрани, двамата можете да започнете да търсите творчески решения.

Основни стъпки за справяне с трудни взаимодействия

• Идентифицирайте първопричината
• Изберете стратегия въз основа на първопричината.
• Приложете стратегията.
• Следете ефективността на вашата стратегия

Идентифицирайте първопричината

Могат да възникнат трудни взаимодействия, защото:

• двама души възприемат поведение, проблем или ситуация по различен начин
• двама души са мотивирани от различни интереси
• двама души имат различни стилове на работа
• поведението на един човек насърчава негативното поведение на другия човек.

Изберете стратегия въз основа на първопричината

• Опитайте се да разберете трудното взаимодействие от гледната точка на другия човек.
• Задавайте отворени въпроси, за да разкриете мотивацията на другия човек.
• Когато първопричината е поведение, идентифицирайте скритата емоция – страх, безпокойство и т.н. – и я признайте на другия човек.
• Когато основната причина е стил на работа, опитайте се да коригирате поведението си така, че да общувате с другия човек по начина, по който той или той се чувства най-удобно.
• Когато основната причина е собственото ви поведение, променете го.
• Когато източникът на затруднението е дадена ситуация, работете, за да разкриете интересите на другия човек и да съобщите и вашите собствени.

Наблюдавайте ефективността на вашата стратегия

• Слушайте внимателно по време на изпълнението.
• Дайте възможност на другия човек да отговори.

Стъпки за промяна на собственото ви поведение

• Определете поведението, което не харесвате в друг човек.
• Проучете каква промяна във вашето собствено поведение е вероятно да сведе до минимум трудното поведение на другия човек.
• Проучете ценностите и възприятията, които затрудняват промяната ви.
• Изберете една зона, в която можете да настаните другия човек.
• Прилагайте стратегията си бавно.
• Следете внимателно за всякакви промени в поведението на другия човек - не забравяйте да възнаградите такива промени.

Стъпки за подготовка за трудно взаимодействие

• Определете заедно целта на взаимодействието.
• Опишете всички събития, които засягат това взаимодействие.
• Определете желаните крайни резултати и всички съществуващи пречки.
• Бъдете готови да опишете какво ще се случи, ако проблемът не бъде разрешен.

Стъпки за използване на комуникационни техники за помиряване на различията

• Използвайте техники за активно слушане, за да изразите интереса си.
• Открийте основните интереси на всеки човек
• Поискайте и направете предложения как да разрешите проблема.

Използвайте техники за активно слушане, за да изразите интереса си

• Оставете настрана собствените си реакции и се вслушайте в намеренията и чувствата на другия човек.
• Първоначално дръжте собственото си мнение далеч от разговора.
• Перифразирайте това, което чувате.
• Проверете за неизказани предположения или чувства, които другият може да има

Открийте основните интереси на всеки човек

• Направете вашите възприятия и обосновка изрични.
• Проверете за разбиране.
• Помолете другия човек да изясни своята гледна точка.
• Признайте гледната точка на другия човек.

Поискайте и направете предложения как да разрешите проблема

• Започнете с малки споразумения.
• Работете с една идея в даден момент.
• Фокусирайте се върху съгласието, а не върху несъгласието

Съвети за ефективно слушане

• Прекратяване на присъдата
• Перифразирайте казаното от другия човек
• Задавайте отворени въпроси.
• Поддържайте зрителен контакт и използвайте езика на тялото, който показва възприемчивост.

Съвети за поддържане на ефективни работни взаимоотношения

• Наблегнете на подхода за взаимно решаване на проблеми.
• Бъдете достъпни.
• Приемайте хората такива, каквито са.
• Дръжте проблемите на взаимоотношенията отделно от проблемите на процеса.
• Бъдете отворени.
• Балансирайте разума с емоциите
• Използвайте активно слушане, за да питате, слушате и разбирате другия човек
• Консултирайте се с другите, преди да вземете решение за действие
• Разчитайте на убеждаване, за да постигнете споразумения

Съвети за реагиране на разстройващо поведение

• Не можете да избегнете конфликти, но можете да управлявате техните резултати
• Отнасяйте се към трудното поведение като към съвместен проблем
• Установете споразумение по основните въпроси. Работете в сегашно време - избягвайте позоваване на минали грешки
• Не се хващайте в политиката на око за око.

Съвети за работа с особено трудно поведение

Съвети за справяне със специфично за ролята поведение

Съвети за управление на трудното поведение на директен докладчик

Преди взаимодействието:

• Изрично изразете очакванията си.
• Подгответе се психически – репетирайте как може да продължи.
• Консултирайте се с трето лице за съвет

По време на взаимодействието:

• Направете почивка.
• Пребройте до 10, ако почивката не е възможна.
• Признайте и говорете за емоциите си.
• Поемете отговорност за поведението, ако е подходящо.

Съвети за управление на трудното поведение на колега

• Работете заедно по проблем, за да видите дали общите цели могат да ви вдъхновят да работите по-добре заедно.
• Споделете кредита, за да намалите акцента върху съперничеството.
• Дайте обратна връзка относно проблемите, които смятате за проблемни.

Съвети за справяне с трудно поведение от вашия мениджър

• Помислете дали лицето осъзнава въздействието на поведението.
• Опитайте се да определите дали основното възприятие за вашата работа пречи на съвместната ви работа.

Най-добрата храна за вкъщи

Сега знаете почти всичко, което трябва да знаете за управлението на конфликти на работното място. Не забравяйте, че всяка ситуация е различна, но обикновено практикуването на добра комуникация и опитът да се идентифицира коренът на проблема може да помогне за разрешаването на проблемите много по-бързо.

Имате ли някакви съвети за управление на трудни взаимодействия на работното място? Кажете ни в коментарите по-долу!

Това съдържание е точно и вярно, доколкото е известно на автора, и не е предназначено да замести официални и индивидуални съвети от квалифициран специалист.